CALC

HOJA DE CÁLCULO
 

OpenOffice.org Calc2.0 permite una gran flexibilidad en el manejo de las hojas de un libro de trabajo y de sus celdas. Un correcto conocimiento de sus posibilidades facilitará al usuario su utilización correcta.
Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

ORÍGENES DE LAS HOJAS DE CÁLCULO

En 1961 se vislumbró en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso. Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental".

EL PROGRAMA DE CAL

El programa Calc integrado en la suite OpenOffice que es un conjunto de programa de ofimática de libre distribución. Este programa dispone de versiones para numerosos sistemas operativos, por lo que podemos trabajar con él tanto desde Linux, como desde Microsoft Windows, además tiene una amplia compatibilidad con el programa MS Excel (los documentos creados con Excel pueden verse con Calc sin problemas y apenas observarás ninguna diferencia). Por otra parte, los documentos creados con Calc pueden ser guardados en formato xls (el formato de Excel) y en pdf.
El documento está compuesto por varias hojas, cada una de las cuales está formada por una tabla estructurada en filas y columnas. La intersección de cada fila con cada columna es una celda. Las filas se nombran mediante números (desde 1 hasta 65536), las columnas se nombran mediante letras o parejas de letras (desde A hasta IV) y las celdas se nombran mediante su dirección que está formada por el nombre de la columna en la que se encuentra, seguida del nombre de la fila.
 

Algunos de los elementos habituales

1. Son el menú
2. Y las diferentes barras de herramientas.

Sin embargo, ahora nos vamos a centrar en los elementos específicos de la hoja de cálculo:

• Celda activa: se trata de la celda seleccionada en el momento actual y muestra un valor que puede haber sido introducido directamente o puede ser el resultado de una fórmula.
• Dirección de la celda activa: lugar donde se indica la dirección de la celda seleccionada actualmente.
• Línea de entrada de datos: lugar donde se muestra el contenido real de la celda activa (su valor o la fórmula que produce ese valor).
• Botón de acceso al listado de funciones de la hoja de cálculo: este botón nos permite acceder a otra ventana en la que se muestran todas las funciones disponibles en el programa junto con un asistente que nos ayuda a conocer su utilidad.
• Botón suma: sirve para obtener con rapidez la suma de una serie de números escritos en una fila o en una columna.
• Botón de introducción de fórmula: para introducir una fórmula en una celda lo primero que hay que hacer es escribir el símbolo "=" o, en vez de eso, pulsar este botón.
• Columna activa: letra que tiene una tonalidad ligeramente diferente a las demás y que indica la columna en la que se encuentra la celda activa.
• Fila activa: número que tiene una tonalidad ligeramente diferente a los demás y que indica la fila en la que se encuentra la celda activa.
• Hojas del documento: equivalen a las hojas de un libro y permiten almacenar en un único documento diferentes tipos de cálculos que pueden o no estar relacionados entre sí.
• Nombre del documento: nos indica el nombre del archivo con el que estamos trabajando.

 

QUE ES UNA CELDA

Una celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos, visualmente es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila). Las filas son horizontales y están identificadas por los números en secuencia ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.

Operaciones aritméticas básicas en plantillas de cálculo

Existen operadores aritméticos básicos como la suma, la diferencia, el producto y el cociente que permiten realizar dichos cálculos, existen además funciones predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de cálculos para que la plantilla “reconozca” a ese dato como una operación aritmética o función sobre determinado dato o grupo de datos.
Las cuatro operaciones básicas en plantillas: Suma, resta, producto y cociente
La multiplicación se realiza por medio del operador *. Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas.
La división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3.
Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la fórmula =c4^3.
La suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.
Nociones de constantes y variables
Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere, es una representación de un dato que puede no tener el mismo valor siempre.
Operaciones con constantes
Así, si se desean sumar los números 12, 13, 12 y 14 que están en las celdas a1, a2, a3 y a4 respectivamente, será suficiente con posicionarse, por ejemplo, en la celda a5 y escribir =12+13+12+14.
Operaciones con variables.
Se considera que toda variable, en informática, almacena un valor. De este modo será mucho más ventajoso manipular una variable, y no su contenido específico. En la Planilla de Cálculo Excel, manipular variables equivale a manipular celdas.

QUÉ ES UNA FORMULA

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
 

TIPOS DE OPERADORES

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :

Operadores aritméticos se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^
 

Operador tipo texto se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & Operadores relacionales se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> Operadores de referencia indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula.
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.
 

Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos .
Los operadores de comparación tienen todos las mismas prioridades, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: Comparación Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)
 

QUE SON LAS FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.

1. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
2. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
3. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

REFERENCIAS RELATIVAS

Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que sea, podemos evitar escribirla muchas veces por medio del punto de autorellenado, que está en la celda seleccionada abajo a la derecha. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por celda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la última sea j2).

REFERENCIAS ABSOLUTAS

Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe afectar a varios valores que se encuentran en otro grupo de celdas. Por ejemplo, en una celda puede haber un precio que debe multiplicar a varias cantidades que se encuentran en otras celdas; o un porcentaje (de descuento o de incremento) debe multiplicar a varios importes que están en otro rango de celdas.
Ordenamiento de datos
Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente en base a la primera columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo de columna quere ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o descendente.

HOJAS DE CALCULO EN EL MERCADO

• Calc,OpenOffice.org
• Calc, integrada en LibreOffice
• Gnumeric, integrada en Gnome Office
• Hoja de cálculo, integrada en Google Apps.
• KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de Linux.
• Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite
• Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
• Numbers, integrada en iWork de Apple
• StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
• PlayMaker, integrada en SoftMaker Office.
• Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.

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